De pandemie dwong duizenden bedrijven bijna van de ene dag op de andere om over te schakelen op werken op afstand. Hoewel sommige kantoren terugkeren naar persoonlijke activiteiten, kiezen velen ervoor om de nieuwe realiteit van werken op afstand te omarmen. 

Een kantoor op afstand is een groot voordeel voor je werknemers en het kan zelfs de kosten van een fysiek kantoor verlagen. Maar werken op afstand brengt nog steeds uitdagingen met zich mee. Tegen 2025 zullen onze werkplekken nog meer afhankelijk zijn van technologie om die leemtes op te vullen. 

Communicatie is duidelijk een must voor elk bedrijf, maar het is essentieel voor werken op afstand. VoIP is een slimme, moderne en betaalbare oplossing voor communicatie in een tijdperk van verspreid werken. Begrijp hoe VoIP zakelijk werkt, waarom het cruciaal is voor je bedrijf, en 5 manieren waarop het je bedrijf kan optimaliseren.

Hoe werkt VoIP? 

Voice over Internet Protocol, of VoIP, is een geïntegreerd communicatiesysteem. Het is een combinatie van software en hardware waarmee je team via internet kan bellen. 

Zolang je over snel internet beschikt, kun je met VoIP je stem digitaliseren en via internet naar een ontvanger sturen, in plaats van via een telefoonprovider. In tegenstelling tot een kantoortelefoonsysteem hoef je voor VoIP geen koperen bekabeling door je kantoor aan te leggen. Deze opzet geeft je de vrijheid om high-definition te bellen vanaf je IP-adres, waardoor je veel extra mogelijkheden krijgt die je met analoge telefoons niet hebt, zoals: 

– Gemailde voicemailopnames en transcripties. 

– Intelligente gespreksroutering. 

– Analyse van gesprekken.

– Sentiment analyse.

– Videoconferenties.

– Scherm delen.

– Doorschakelen.

– Spraak-naar-tekst.

– Opname van gesprekken op aanvraag.

Als het tijd is om de communicatiesystemen van je bedrijf te upgraden, is VoIP een solide optie die je team productief houdt. 

Het belang van een VoIP remote office systeem

VoIP is veel meer dan telefoneren met een zakelijk nummer. Het integreert al je communicatie, zodat je team sneller en beter zaken kan doen. Een VoIP remote office systeem helpt bedrijven: 

– Ondersteuning van werken op afstand: 61% van de werknemers wil volledig op afstand werken. Omdat werknemers die op afstand werken vaak 24% productiever zijn, is werken op afstand een win-win voor zowel managers als werknemers. Het bedrijf moet het werken op afstand echter wel ondersteunen met slimmere hulpmiddelen zoals VoIP. Met VoIP kan je team hun mobiele telefoons gebruiken voor werkgesprekken zonder hun persoonlijke telefoonnummer door te geven. In plaats van zich vast te ketenen aan een bureau, kunnen je werknemers het werken onderweg omarmen.

– Verbeter de productiviteit: Heeft een stroomstoring ooit het telefoonsysteem van je kantoor platgelegd? Stilstand kost kostbare productiviteit, en VoIP zorgt ervoor dat je systeem hoe dan ook online blijft. VoIP houdt je team in beweging met een georganiseerd, redundant systeem in de cloud dat altijd en overal toegankelijk is.

– Wees concurrerender: Kleine bedrijven halen veel uit VoIP. In feite maakt het je middelen vrij zodat je kunt concurreren met grotere ondernemingen. Geef klanten een persoonlijke ervaring zonder de productiviteit van je werknemers op te offeren. Met VoIP kun je begroetingen personaliseren, gesprekken intelligent routeren en met hetzelfde aantal medewerkers een hoger belvolume aannemen. Het is geen wonder dat 82% van de bedrijven geld bespaart als ze op VoIP overstappen.

5 voordelen van een VoIP-telefoonsysteem voor telewerkers 

Het is tijd om je externe opstelling te upgraden, maar je overweegt waarschijnlijk verschillende opties. Wat is de beste oplossing voor jouw team? 

VoIP is de duidelijke winnaar als het gaat om superieure telefoonsystemen. In feite vertrouwt 36% van de bedrijven op VoIP voor communicatie, vergeleken met 24% die POTS gebruikt en 8% die mobiele telefonie gebruikt.

Afgezien van het feit dat VoIP de telefoonkosten met wel 50% kan verlagen, profiteren bedrijven van 5 voordelen als ze overstappen op een VoIP-telefoonsysteem voor telewerkers. 

1 – Creëer schaalbare, snelle telefoonsystemen

Traditionele telefoonsystemen vereisen dure hardware en tijdrovende instellingen telkens wanneer je een werknemer toevoegt. Dat is tijd en geld die je technologieteam gewoon niet kan verspillen aan eenvoudige taken. 

VoIP stroomlijnt dit proces, waardoor je je systeem zo snel als nodig kunt opschalen. Omdat het gebaseerd is op de cloud en niet op lompe hardware, kun je nieuwe gebruikers toevoegen met één klik op de knop. Met één vast tarief per gebruiker kun je met VoIP gemakkelijk op- of afschalen, zodat je de juiste maat hebt voor je bedrijf. 

2 – Maak locatie-onafhankelijk werken mogelijk

Met VoIP kun je je bestaande telefoonapparatuur behouden als je dat wilt, maar het is ook een gemakkelijke manier om snel een telefoonsysteem op afstand op te zetten. VoIP betekent dat je team videochats, voice-to-text e-mails en meer kan beantwoorden zolang ze toegang hebben tot internet. Met deze technologie kun je een echt locatie-onafhankelijk bedrijf hebben dat je team in verbinding houdt, wat er ook gebeurt. 

3 – Integreer met je CRM

Je customer relationship management tool (CRM) bevat een goudmijn aan klantgegevens. In plaats van die informatie verloren te laten gaan, kun je met VoIP menselijke fouten verminderen en de klantervaring verbeteren. 

VoIP maakt verbinding met je CRM, waardoor je medewerkers meer context krijgen bij elk telefoongesprek. Ze kunnen de behoeften van elke klant, de belgeschiedenis, de abonnementsstatus en meer zien voordat je team zelfs maar met de klant spreekt. Het systeem zal zelfs direct vanuit het CRM automatisch bellen, zodat je niet het risico loopt het verkeerde nummer te kiezen. 

4 – Bewaak de statistieken van je externe telefoonsysteem

Werkgevers maken zich vaak zorgen over de productiviteit van werknemers op afstand. Immers, zal je team hun werk afmaken zonder fysiek toezicht? 

In plaats van je team te vragen weer naar kantoor te komen, kun je vertrouwen op VoIP-metrieken om inzicht te krijgen in de prestaties van je team. Bewijs dat je team zijn werk doet met VoIP-gegevens zoals: 

– Gemiste gesprekken

– Gespreksvolume

– Beschikbaarheid 

Een VoIP systeem registreert gesprekken en rapporteert gegevens aan je voor een eenvoudige analyse. Daarom creëert Dice Communications een beveiligd VoIP dashboard dat je veilige controle geeft over je opstelling. 

5 – Ondersteun managers met business intelligence

Wil je een datagedreven bedrijf runnen? VoIP verzamelt essentiële gegevens en verzamelt die op één plaats, zodat je managementteam ze kan bekijken. In plaats van je managementteam te vragen blindelings beslissingen te nemen over werknemers, uitgaven en andere kritische factoren, levert een VoIP-systeem kritische gegevens voor een betere besluitvorming.