Category: Personeel & Organisatie

5 redenen waarom je VoIP nodig hebt voor thuiswerken

De pandemie dwong duizenden bedrijven bijna van de ene dag op de andere om over te schakelen op werken op afstand. Hoewel sommige kantoren terugkeren naar persoonlijke activiteiten, kiezen velen ervoor om de nieuwe realiteit van werken op afstand te omarmen. 

Een kantoor op afstand is een groot voordeel voor je werknemers en het kan zelfs de kosten van een fysiek kantoor verlagen. Maar werken op afstand brengt nog steeds uitdagingen met zich mee. Tegen 2025 zullen onze werkplekken nog meer afhankelijk zijn van technologie om die leemtes op te vullen. 

Communicatie is duidelijk een must voor elk bedrijf, maar het is essentieel voor werken op afstand. VoIP is een slimme, moderne en betaalbare oplossing voor communicatie in een tijdperk van verspreid werken. Begrijp hoe VoIP zakelijk werkt, waarom het cruciaal is voor je bedrijf, en 5 manieren waarop het je bedrijf kan optimaliseren.

Hoe werkt VoIP? 

Voice over Internet Protocol, of VoIP, is een geïntegreerd communicatiesysteem. Het is een combinatie van software en hardware waarmee je team via internet kan bellen. 

Zolang je over snel internet beschikt, kun je met VoIP je stem digitaliseren en via internet naar een ontvanger sturen, in plaats van via een telefoonprovider. In tegenstelling tot een kantoortelefoonsysteem hoef je voor VoIP geen koperen bekabeling door je kantoor aan te leggen. Deze opzet geeft je de vrijheid om high-definition te bellen vanaf je IP-adres, waardoor je veel extra mogelijkheden krijgt die je met analoge telefoons niet hebt, zoals: 

– Gemailde voicemailopnames en transcripties. 

– Intelligente gespreksroutering. 

– Analyse van gesprekken.

– Sentiment analyse.

– Videoconferenties.

– Scherm delen.

– Doorschakelen.

– Spraak-naar-tekst.

– Opname van gesprekken op aanvraag.

Als het tijd is om de communicatiesystemen van je bedrijf te upgraden, is VoIP een solide optie die je team productief houdt. 

Het belang van een VoIP remote office systeem

VoIP is veel meer dan telefoneren met een zakelijk nummer. Het integreert al je communicatie, zodat je team sneller en beter zaken kan doen. Een VoIP remote office systeem helpt bedrijven: 

– Ondersteuning van werken op afstand: 61% van de werknemers wil volledig op afstand werken. Omdat werknemers die op afstand werken vaak 24% productiever zijn, is werken op afstand een win-win voor zowel managers als werknemers. Het bedrijf moet het werken op afstand echter wel ondersteunen met slimmere hulpmiddelen zoals VoIP. Met VoIP kan je team hun mobiele telefoons gebruiken voor werkgesprekken zonder hun persoonlijke telefoonnummer door te geven. In plaats van zich vast te ketenen aan een bureau, kunnen je werknemers het werken onderweg omarmen.

– Verbeter de productiviteit: Heeft een stroomstoring ooit het telefoonsysteem van je kantoor platgelegd? Stilstand kost kostbare productiviteit, en VoIP zorgt ervoor dat je systeem hoe dan ook online blijft. VoIP houdt je team in beweging met een georganiseerd, redundant systeem in de cloud dat altijd en overal toegankelijk is.

– Wees concurrerender: Kleine bedrijven halen veel uit VoIP. In feite maakt het je middelen vrij zodat je kunt concurreren met grotere ondernemingen. Geef klanten een persoonlijke ervaring zonder de productiviteit van je werknemers op te offeren. Met VoIP kun je begroetingen personaliseren, gesprekken intelligent routeren en met hetzelfde aantal medewerkers een hoger belvolume aannemen. Het is geen wonder dat 82% van de bedrijven geld bespaart als ze op VoIP overstappen.

5 voordelen van een VoIP-telefoonsysteem voor telewerkers 

Het is tijd om je externe opstelling te upgraden, maar je overweegt waarschijnlijk verschillende opties. Wat is de beste oplossing voor jouw team? 

VoIP is de duidelijke winnaar als het gaat om superieure telefoonsystemen. In feite vertrouwt 36% van de bedrijven op VoIP voor communicatie, vergeleken met 24% die POTS gebruikt en 8% die mobiele telefonie gebruikt.

Afgezien van het feit dat VoIP de telefoonkosten met wel 50% kan verlagen, profiteren bedrijven van 5 voordelen als ze overstappen op een VoIP-telefoonsysteem voor telewerkers. 

1 – Creëer schaalbare, snelle telefoonsystemen

Traditionele telefoonsystemen vereisen dure hardware en tijdrovende instellingen telkens wanneer je een werknemer toevoegt. Dat is tijd en geld die je technologieteam gewoon niet kan verspillen aan eenvoudige taken. 

VoIP stroomlijnt dit proces, waardoor je je systeem zo snel als nodig kunt opschalen. Omdat het gebaseerd is op de cloud en niet op lompe hardware, kun je nieuwe gebruikers toevoegen met één klik op de knop. Met één vast tarief per gebruiker kun je met VoIP gemakkelijk op- of afschalen, zodat je de juiste maat hebt voor je bedrijf. 

2 – Maak locatie-onafhankelijk werken mogelijk

Met VoIP kun je je bestaande telefoonapparatuur behouden als je dat wilt, maar het is ook een gemakkelijke manier om snel een telefoonsysteem op afstand op te zetten. VoIP betekent dat je team videochats, voice-to-text e-mails en meer kan beantwoorden zolang ze toegang hebben tot internet. Met deze technologie kun je een echt locatie-onafhankelijk bedrijf hebben dat je team in verbinding houdt, wat er ook gebeurt. 

3 – Integreer met je CRM

Je customer relationship management tool (CRM) bevat een goudmijn aan klantgegevens. In plaats van die informatie verloren te laten gaan, kun je met VoIP menselijke fouten verminderen en de klantervaring verbeteren. 

VoIP maakt verbinding met je CRM, waardoor je medewerkers meer context krijgen bij elk telefoongesprek. Ze kunnen de behoeften van elke klant, de belgeschiedenis, de abonnementsstatus en meer zien voordat je team zelfs maar met de klant spreekt. Het systeem zal zelfs direct vanuit het CRM automatisch bellen, zodat je niet het risico loopt het verkeerde nummer te kiezen. 

4 – Bewaak de statistieken van je externe telefoonsysteem

Werkgevers maken zich vaak zorgen over de productiviteit van werknemers op afstand. Immers, zal je team hun werk afmaken zonder fysiek toezicht? 

In plaats van je team te vragen weer naar kantoor te komen, kun je vertrouwen op VoIP-metrieken om inzicht te krijgen in de prestaties van je team. Bewijs dat je team zijn werk doet met VoIP-gegevens zoals: 

– Gemiste gesprekken

– Gespreksvolume

– Beschikbaarheid 

Een VoIP systeem registreert gesprekken en rapporteert gegevens aan je voor een eenvoudige analyse. Daarom creëert Dice Communications een beveiligd VoIP dashboard dat je veilige controle geeft over je opstelling. 

5 – Ondersteun managers met business intelligence

Wil je een datagedreven bedrijf runnen? VoIP verzamelt essentiële gegevens en verzamelt die op één plaats, zodat je managementteam ze kan bekijken. In plaats van je managementteam te vragen blindelings beslissingen te nemen over werknemers, uitgaven en andere kritische factoren, levert een VoIP-systeem kritische gegevens voor een betere besluitvorming. 

Refurbished printer een ideale oplossing

Heeft u twijfels bij het kopen van een printer? En ziet u allemaal verschillende soorten dure printers die u afschrikken. Dan kan een refurbished printer de oplossing zijn. Deze printers zijn net als de overige HP printers van hoge kwaliteit en daarnaast wel 90% goedkoper dan een nieuwe printer. Nieuwe printers kunnen behoorlijk duur zijn. Refurbished printers kunnen daardoor een prima alternatief zijn. Daarnaast zijn ze naast dat ze goedkoper zijn ook veel duurzamer.

Wat is een refurbished printer?

Klinkt allemaal leuk een refurbished printer, maar wat is het nu eigenlijk? Een refurbished printer is een gebruikte printer die al eerder is gebruikt en als ware een tweede leven begint. De printer is teruggestuurd omdat deze op dat moment niet meer goed functioneerde. Deze printer wordt vervolgens helemaal nagekeken, schoongemaakt en voorzien van nieuwe onderdelen. Hierdoor is de printer weer helemaal in orde en vervolgens gereed om te kunnen printen.

Het refurbished proces bestaat uit zes stappen:

  1. Controleren: het apparaat wordt grondig geïnspecteerd op gebreken.
  2. Renoveren: eventuele defecte onderdelen worden gemaakt of vervangen.
  3. Hercontroleren: om 100% zeker te kunnen zeggen dat het apparaat weer werkt, wordt het  apparaat uitgebreid getest.
  4. Reinigen: Als het apparaat technisch helemaal in orde is verklaard, krijgt deze een professionele reinigingsbeurt zodat deze er weer helemaal als nieuw uitziet.
  5. Graderen: het apparaat wordt gegradeerd ( waardebepaling) op basis van de product conditie.
  6. Verkoopklaar: Het apparaat is zo goed als nieuw en mag weer worden verkocht.

Refurbished vs nieuw

Het kiezen van een refurbished printer tegenover een ‘goedkope’ nieuwe printer brengt voordelen met zich mee. Voor professioneel gebruik is een refurbished printer vele malen aantrekkelijker ten opzichte van een nieuwe printer dit is niet alleen op basis van de aanschafwaarde. Daarnaast is de kwaliteit en snelheid van een refurbished printer vele malen hoger. Verder liggen de kosten per print van een refurbished printer vele malen lager vooral als wordt gekeken naar de lange termijn. Hiernaast is het niet mogelijk om onderdelen van een goedkope nieuwe printer te vervangen. Bij het kiezen voor een refurbished printer bent u daarnaast ook milieubewust bezig. Kortom voor professioneel gebruik is een refurbished printer altijd de betere keuze dan een nieuwe printer.

De voordelen van flexwerken

Heb je een start-up waar je haast al je tijd en energie in steekt? En begint je onderneming te groeien? Dan wordt het misschien lastig om vanuit huis te blijven werken. Je kunt erover nadenken om een pand te huren, maar misschien is het wel een veel betere keus om te gaan voor flexplekken. Flexwerken is namelijk helemaal hip en heeft een aantal grote voordelen boven thuis werken. In dit artikel zetten we de voordelen voor je op een rijtje!

Sociale contacten op de werkvloer en netwerken

Als je thuis werkt, zit je waarschijnlijk de hele dag in je eentje. Voor een dagje is dit niet erg, maar mensen houden nou eenmaal van sociale contacten. Als je gebruikmaakt van een flexwerkplek, ontmoet je genoeg andere mensen. Hierbij gaat het niet alleen om een gezellig praatje over hoe je weekend was, maar ook over sparringpartners. Een flexwerkplek is namelijk ook een plek om je netwerk uit te breiden. Je ontmoet nieuwe mensen en nieuwe bedrijven, waar misschien wel hele mooie samenwerkingen uit komen!

Flexibiliteit

Een ander voordeel van het gebruik van flexplekken is flexibiliteit. Als je een eigen kantoor gaat huren, moet je bijvoorbeeld minimaal een jaarcontract tekenen, borg betalen en zelf inventaris aanschaffen. Met een flexplek ben je een stuk flexibeler!

Onderscheid tussen thuis en werk

Als je thuis werkt, gaat je huis steeds meer voelen als je werk. En hoe fijn is het om de deur achter je dicht te trekken en écht lekker naar huis te gaan? Dat kan als je gebruikmaakt van een flexplek! Bovendien vinden veel ondernemers het niet fijn om klanten thuis te ontvangen. Je huis is niet alleen heel persoonlijk, het kan ook onprofessioneel overkomen op je klant.

Productiviteit en inspiratie

Als je thuis werkt, kan het gebeuren dat je snel wordt afgeleid. Door de hond, door je vrouw of omdat je toch nog even snel het vuilnis wil weggooien of de vaatwasser wil uitruimen. Op een flexplek heb je hier geen last van! Zo ga je elke dag weer een productieve dag tegemoet. Bovendien kan een flexplek veel inspiratie opleveren. Je bent niet alleen even in een andere omgeving, je kunt ook eens overleggen met andere mensen. Van mensen die niet in jouw branche werken, krijg je vaak de leukste inzichten!

Budget

Een pand huren is duur, en daarbij komen nog de inventaris en de vaste lasten. Een flexplek is vaak een stuk goedkoper. Bovendien ben je van alle gemakken voorzien. Je kunt gebruik maken van een werkplek met moderne technieken, snel internet, en een lounge om tot rust te komen.

Payroll ZZP

Ook als ZZP’er kunt u goed bij een payroll bureau terecht. Door te payrollen verandert er in de praktijk niet veel: u bepaalt nog steeds zelf voor wie u werkt, wanneer en tegen welk uurtarief. En de facturen, het debiteurenbeheer en de administratieve en financiële rompslomp, die legt u neer bij het payroll bureau. Makkelijker kan het haast niet!

Omdat u als payrollende ZZP’er feitelijk gewoon in dienst bent van het payroll bureau, heeft u ook allerlei voordelen die gewone werknemers hebben. Voor de uren dat u in dienst bent, bent u verzekerd tegen arbeidsongeschiktheid, werkeloosheid en ziekte. Zo houdt u tijd over, om het beste te halen uit u en uw onderneming.

Nog meer voordelen van payroll voor een ZZP’er

  • U heeft minder administratie, en meer tijd voor andere taken;
  • U heeft de vrijheid van het zelfstandig ondernemerschap;
  • U heeft altijd uw geld op tijd op de rekening;
  • U hoeft niet meer achter uw facturen aan, u heeft geen debiteurenbeheer meer;
  • U bent verzekerd voor Ziektewet, WW en WIA;
  • U heeft geen modelovereenkomst (VAR) nodig;
  • U bouwt een pensioen op.

U ziet, er zitten veel voordelen aan, als u als ZZP’er op de payroll-lijst zou gaan. Payroll en ZZP zijn een goede combinatie. Met een payroll bureau houdt u uw handen vrij om dat te doen, waar u goed in bent!

Kosten van payroll

Veel bureau’s werken met een van tevoren vastgesteld uurtarief, dat is een percentage van het totale factuurbedrag. U weet dus altijd waar u aan toe bent! Bent u ZZP’er en wilt u meer informatie over de kosten en wilt u graag meer informatie inwinnen met betrekking tot payroll. Bekijkt u dan ook eens de link in het artikel en vraag naar de voorwaarden.

Voorkom de administratieve rompslomp en profiteer direct van de voordelen van Payroll.

Uw onderneming uitbreiden met personeel

Als uw onderneming een flinke groei doormaakt is het na verloop van tijd nodig om personeel aan te nemen. Dit is voor iedere ondernemer en pijnlijk punt, u moet namelijk werkzaamheden uit handen gaan geven die u eerder allemaal zelf deed. Daarom is het prettig om een medewerker aan te nemen die goed overeenkomt met de stijl van uw onderneming. Maar naast het vinden van het juiste personeelslid moeten er ook een aantal administratieve zaken geregeld worden, deze zaken willen we even aan u uitleggen.

Registratie

Wanneer u uw eerste personeelslid aan gaat nemen moet u zich als werkgever aanmelden bij de belastingdienst. U heeft namelijk een loonheffingsnummer nodig bij het inhouden van loonheffing op het salaris van uw personeel. Daarnaast moet u ook bij de kamer van koophandel aangeven dat u personeel in dienst gaat nemen, dit geld niet alleen bij het eerste personeelslid maar is altijd noodzakelijk. U bent ook verplicht om een pensioensregeling aan de personeelsleden aan te bieden, de juiste gegevens hiervoor vindt u bij een bedrijfstakpensioenfonds.

Bij het aannemen van personeel is het vastleggen van identiteitsgegevens ten alle tijden verplicht. In de loonadministratie moet altijd een kopie van een geldig identiteitsbewijs aanwezig zijn. Dit is bedoeld om fraude te voorkomen.

Arbeidsvoorwaarde

Om de afspraken met uw personeel duidelijk te houden is het verstandig om een arbeidsovereenkomst samen te stellen, arbeidsvoorwaarde zijn namelijk al vastgesteld in een cao. De overeenkomst mag dus niet afwijken van de gestelde arbeidsvoorwaarde. In een arbeidsoverkomst worden vaak de volgende onderdelen opgenomen:

  • Salaris
  • Werktijden en duur van arbeid
  • Vakantie- en feestdagen
  • Vakantiegeld

Kiest u bij uitbreiding van uw onderneming voor een werknemer onder de 23 jaar? Dan is het verplicht om minimumjeugdloon uit te betalen. Dit wordt regelmatig veranderd, als u zelf de loonadministratie regelt is het noodzakelijk om dit goed bij te houden.

Het juiste personeelslid

Als de bovengenoemde zaken allemaal geregeld zijn is het tijd om opzoek te gaan naar het juiste personeelslid voor uw bedrijf. Het is wel verstandig om vast te stellen of er voldoende budget is voor het loon van het personeel.  Dit heeft u waarschijnlijk al berekend bij het opstellen van een financieel plan. Dan moet u beslissen of het een parttimebaan is of misschien wel een fulltimebaan. Maak een vacature met duidelijke eisen en vermeld de werkzaamheden. Het is verstandig om met een aantal sollicitanten in gesprek te gaan om het juiste personeelslid aan te nemen. U kan natuurlijk altijd en proeftijd afspreken, in deze periode kunnen jullie beter kennismaken en is het eventueel nog mogelijk om de overeenkomst op te zeggen.

Powered by WordPress & Theme by Anders Norén